Como propietario de una pequeña empresa, es difícil hacer tiempo para las tareas administrativas que no resultan directamente en una venta, pero es de vital importancia mantener registros financieros básicos. Esta es una lección adquirida por muchas pequeñas empresas que se han perdido subsidios, préstamos y otra asistencia financiera, particularmente durante la pandemia, porque no tenían la información necesaria para demostrar que son elegibles.
Los tres registros financieros más importantes que necesitan las empresas
Los tres registros financieros que todas las empresas deben mantener incluyen un estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias, que muestra los ingresos y gastos de un período determinado; un balance general, el registro de sus activos, pasivos y patrimonio; y un estado de flujo de efectivo, que muestra cuánto dinero entra y sale de su negocio. Estos registros son fundamentales para comprender el bienestar de su negocio al generar información para tomar mejores decisiones, identificar problemas y ayudarlo con la planificación y el presupuesto para el futuro.
Una vez que tenga un registro, puede comenzar a comparar semanas, meses y años para identificar tendencias y oportunidades. También son útiles y a menudo necesarios, para ser considerados para préstamos bancarios, líneas de crédito y asistencia financiera como subsidios. Buenos registros también harán que la temporada de impuestos sea menos pesada y pueden ayudarlo a identificar qué debe declararse y qué no, lo que podría ahorrarle dinero.
Puede parecer abrumador, pero existen muchas herramientas y opciones para comenzar. No todas las empresas están en condiciones de contratar a un contador, pero hay empresas que pueden ayudarlo a iniciar y enseñarle cómo mantener sus registros en QuickBooks u otro programa de mantenimiento de registros. Una vez configurados, estos programas también pueden integrar fácilmente toda su facturación y muchas otras funciones que, al final de cuentas, le ahorrarán tiempo y probablemente dinero.
La asistencia para aprender cómo iniciar su proceso de registros financieros y programas de aprendizaje como QuickBooks, que son regularmente sin costo, está disponible en la ciudad, incluida la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU, el Centro de Desarrollo de Pequeñas Empresas de El Paso Community College, Instituciones Financieras de Desarrollo Comunitario locales y muchas otras organizaciones sin fines de lucro. Puede encontrar enlaces a estos recursos y más información en los apartados de Asistencia Financiera y Comercial y Recursos Comerciales en EPBusinessStrong.org.
Sabemos que uno de los recursos más limitados para los propietarios de pequeñas empresas es el tiempo, pero le recomendamos que se asegure de invertir el mismo para configurar los registros financieros de su empresa para un futuro exitoso a largo plazo.
Marybeth Stevens es directora ejecutiva de Better Business Bureau de El Paso. Puede comunicarse con ella en [email protected].
